「顧客管理がすべて書類だから問い合わせのたびに検索に時間がかかる…」
「売上管理も仕入管理も、すべて手書きだから記入漏れがある…」
「手作業で請求書を作成しているから、計算ミスが増えてきた…」
「デジタル化したいけれど、何から手を付ければいいのか分からない…」
こうしたバックオフィス業務*¹の悩みを抱えていませんか？
顧客と直接関わったり自ら売上を上げたりはしないものの、社内から会社全体の事業や営業活動を支える業務・部署の総称です。会社の「縁の下の力持ち」であり、安全かつ円滑に経営するために欠かせない専門知識が必要なプロフェッショナルな業務のこと。
具体例）総務、経理、財務、人事、労務、法務、購買、情報システム（社内システム）など。
いとう行政書士事務所のDX化・業務効率化支援では、顧客管理・売上管理・仕入管理・仕訳帳などの台帳管理・得意先とのやりとりをすべてPC管理へ移行し、さらにキャッシュレス決済の導入により、業務効率の大幅な改善を実現することができます。
今回は、「導入前の課題」から「DX化のプロセス」「実際の変化」までのケーススタディをご紹介します。
1. 導入前の課題
顧客管理も仕訳もすべて「紙」。転記ミスや検索の手間が大きな負担に
長年、顧客名簿や売上・仕入管理、日々の仕訳帳まで、すべて手書きの帳簿や紙の伝票で行っていたA社。得意先との注文連絡や見積もりのやりとりも、電話やFAX、紙の郵送が中心でした。
しかし、事業が大きくなるにつれて「過去の取引履歴を探すのに時間がかかる」「紙から紙への転記ミスが起きる」「毎月の集計作業で深夜まで残業になる」といった問題が深刻化。
「そろそろパソコンでのデジタル管理に切り替えたい」と思いながらも、日々の業務に追われ、何からシステム化すればいいのか分からず足踏みをしていました。
2. いとう行政書士事務所が選ばれる理由
財務・会計・バックオフィス実務歴16年の実績と、現場に寄り添う親身な提案
いとう行政書士事務所様は、代表が財務・会計・バックオフィス実務歴16年という豊富なバックオフィス経験をお持ちで、単なるITツールの導入提案だけでなく、「現場の業務フローに合わせた実務的な改善」をいたします。
また、難しいIT専門用語を使わずに、ITに疎い方であっても丁寧に説明することでシステムへの安心感につながります。初回相談が無料なので、気軽に悩みを打ち明けられます。
3. 具体的なDX化・業務効率化サポート
いとう行政書士事務所では、一気にすべての環境を変えて現場が混乱しないよう、段階的かつ確実なデジタル移行を伴走支援します。
- 紙資料のペーパーレス化・PC一元管理への移行
手書きだった「顧客管理」「売上・仕入管理」「仕訳帳」をパソコン上のデータで一元管理できる仕組みを構築。 - 得意先との連絡・受発注のデジタル化
FAXや郵送中心だった得意先とのやりとりをメールやチャットツール、PDF送付へ移行し、やりとりの履歴をすぐに検索できるように整理。 - キャッシュレス決済の導入支援
店頭での決済利便性を高めるため、各種クレジットカードや電子マネー、QRコード決済に対応したキャッシュレス決済端末の選定・導入をサポート。 - バックオフィス業務の運用レクチャー
スタッフ全員がスムーズに操作できるよう、日々の入力手順や運用ルールのマニュアル化と丁寧な操作指導を実施。
4. 導入後の成果
集計時間が大幅削減！キャッシュレス化で新規客・客単価もアップ
驚くほど業務がスムーズになります。
まず、これまで毎月何時間もかけて手計算していた売上や仕入の集計、仕訳帳の作成が、PC上でスムーズに完結できます。得意先からの問い合わせにも、過去のデータをPCですぐに検索して即座に回答できるようになり、取引先からの信頼度も向上。
また、キャッシュレス決済を導入したことで、レジ締めの現金誤差がなくなり、お客様の利便性も向上します。キャッシュレスの決済手数料を引かれてしまうのはデメリットですが、これまで現金払いを理由に購入をためらっていたお客様の取り込みや、客単価のアップにもつながっているので、結果として売上は上がっています。
「紙からPCへ」変えたことで、毎月数十時間分の作業時間が浮き、その分本業の接客や商品のチラシ作りや魅力的な商品仕入れに集中できるようになります。
5. 検討中の事業者様へのメッセージ
「うちは昔からのやり方（紙）でやってきたから、今更デジタル化なんて無理」と思っている事業主様にこそ、いとう行政書士事務所をおすすめします。
業務の現状をしっかりヒアリングしたうえで、自社に合った無理のないステップでDX化を進めます。財務やバックオフィスの実務を知り尽くしたプ専門家が伴走してくれるので、本当に心強い！
バックオフィス業務の改善・DX化・業務効率化のご相談を承っています！
いとう行政書士事務所では、補助金申請代行だけでなく、中小企業・個人事業主様の「バックオフィス業務の効率化・DX化」「財務・会計分析」「経理・記帳代行」「各種許認可・契約書作成」までワンストップで伴走支援しております。
- 財務・会計・バックオフィス実務歴16年の現場に強い伴走力
- 紙管理からの脱却・ITツールやキャッシュレス導入の手厚いサポート
- メール・LINE・Zoomによる柔軟なオンライン相談に対応
「毎月の手書き帳簿や集計作業を楽にしたい」「キャッシュレスやペーパーレスを進めたい」とお悩みの事業主様は、ぜひお気軽に初回無料相談をご利用ください。
